Şahıslar arasında yaşanan olayların tespiti için kaleme alınan yazı türüdür. Objektif ve resmi olmalıdır. Üslubu resmi kuruma yazılır gibi uygun niteliği taşımaktadır. Kişilerin imzaları alınır ve evrak niteliği taşır. Kişisel görüşler ve özel düşünmelere yer verilmez.

Resmi bir dille, kısa anlaşılır olmasına dikkat edilir. Olay tek bir belge üzerinden yazılır. Bir sayfada anlatılması gerekir. Olay uzun ise sayfalara numara vererek belirtilmesi gerekir. Yazılan diğer sayfalara da imza atılması gerekiyor. Resmi ve hukuki bir belge olduğu için düzgün ve okunaklı bir şekilde kaleme alınması gerekiyor.

Yine aynı şekilde şablonlar oluşturarak boşlukları okunaklı bir şekilde doldurarak işleme konulur. Kurşun kalem kullanılmaz ve tükenmez ya da dolma kalem kullanılması gerekiyor.

Tutanak 6 bölümden oluşur;

Birinci bölüm: Kağıdın en üst tarafına ve tam orta hizasına hangi çeşit tutanak ise o yazılır.

İkinci bölüm: Olay yeri , olay zamanı ve gündem yazılmalı.

Üçüncü bölüm: Olayın nasıl ilerlediği burada anlatılır.

Dördüncü bölüm: Olay neticesinde nolduğu yazılır.

Beşinci bölüm: Tarih ve saat bu noktada da belirtilir.

Altıncı bölüm: Şahıslar tarafından imzalanması gereken kısımdır.

Tutanak önekleri duruma göre şekillenen cinstendir. Öneğin; devamlı trafiktesiniz ve uzun yolculuk yapıyorsanız kaza tutanağını yanında bulundurmanız sizin için avantajlıdır ya da A4 tutanağına siz anlaşılır bir şekilde yazabilirsiniz, resmi üsluba uygun bir şekilde yazılır.

Tutanak başlığı, hangi konuda tutanak yazılacaksa o durumun başlığını kısaca yazmaktır. İş yeriyle alakalı bir tutanak tutulacaksa başlıkta da bu içermelidir.

Tutanakta kaç kişinin imzası olmalı, en az iki kişi olmalıdır. Tek taraflı olarak dilekçe hükmüne geçer. İmza atarken de dikkat edilmesi gereken imza yerleri vardır. Rütbesi yüksek olan şahsın imzası sol tarafa gelecek şekilde imza atılmalıdır.

Tutanak çeşitleri ise, teslim tutanağı, nöbet devir teslim tutanağı, işe devamsızlık tutanağı, sınav tutanağı, ihbar tutanağı, suçüstü tutanağı, yangın yeri tutanağı, buluntu eşya tutanağı, üst arama tutanağı, yer gösterme tutanağı, değer tespit tutanağı, olay yeri inceleme ve tespit tutanağı, tanık mağdur müşteki tutanağı gibi tutanak çeşitleri bulunuyor.

Tutanak kimler tarafından tutulabilir, olaya şahit olan herkes tarafınfan imzalanır ve şahit tutulur. Polisler tarafından tutulur.

Tutanak nerelerde kullanılır, polis merkezleri, adliyeler, okullar, savcılık ve belediyelerde kulanılır.

İş yeri tutanağı nasıl yazılır, iş yerlerinde genelde savunma amaçlı tutanak yazılır. İş feshinde, devamsızlıkta, geç kalma durumunda, işyeri huzurunu bozmakla, verilen görevleri yapmamakla, kurum içinde çatışma ve kavga huzursuzluk oluşmasıyla yazılır.

Askeri tutanak nasıl yazılır, kınama cezası, uyarma cezası, aylıktan kesme, silahlı kuvvetlerden ayırma cezası, disiplin cezası gibi tutanak türleri bulunmaktadır.